Muokkaa ja allekirjoita PDF-tiedostoja Dropbox Business -palvelussa

6. Muokkaa PDF-tiedostoja ja ota asiakirjat haltuun Dropbox Business -palvelun avulla.

Sopimusten, raporttien ja projektitiedostojen hallinta PDF-muodossa on useimmille yrityksille luonnollinen osa jokapäiväistä elämää. Monet käyttävät kuitenkin edelleen tarpeetonta aikaa asiakirjojen lataamiseen, muokkaamiseen ja lähettämiseen sähköpostitse edestakaisin. Dropbox Businessin, Dropbox Signin ja DocSendin avulla voit koota koko asiakirjojen työnkulun turvalliseen ja jäsenneltyyn ympäristöön muokkauksesta ja tiedostojen hallinnasta sähköiseen allekirjoittamiseen ja jakamiseen.

Nykyaikainen asiakirjahallintaratkaisu

Yritykset, jotka työskentelevät monien asiakirjojen, kuten sopimusten, tarjousten, projektisuunnitelmien ja tuoteselosteiden parissa, tarvitsevat kolme asiaa: rakennetta, pääsyä ja valvontaa.

Dropbox Business tarjoaa juuri tätä. Yhdistämällä pilvitallennuksen sisäänrakennettuihin PDF-muokkaustyökaluihin ja kehittyneeseen tiedonhallintaan se antaa tiimillesi täyden hallinnan jokaisesta asiakirjasta sijainnista riippumatta.

Dropboxin avulla voit:

• Muokkaa PDF-tiedostoja suoraan selaimessasi: täytä, kommentoi tai allekirjoita ilman lisäohjelmia.
• Tallenna ja synkronoi automaattisesti: kaikki muutokset tallennetaan reaaliajassa.
• Tee yhteistyötä saman asiakirjan parissa ilman päällekkäisyyksiä.
• Palauta vanhemmat versiot tarvittaessa.

Kaikki tapahtuu yhdessä ympäristössä, ilman että tiedostot poistuvat yrityksen suojatusta pilvitallennustilasta.

Muokkaa PDF-tiedostoa suoraan Dropboxissa

Uusi Dropbox PDF Editor on suunniteltu yrityksille, jotka haluavat työskennellä nopeasti ja tehokkaasti. Voit avata, kommentoida ja allekirjoittaa PDF-tiedostoja suoraan Dropboxissa, työpöydällä, tabletilla tai mobiililaitteella.

Ominaisuuksiin kuuluvat:

• Lisää tekstiä, kommentteja ja huomautuksia.
• Yhdistä useita PDF-tiedostoja yhdeksi tiedostoksi.
• Luo lomakekenttiä digitaalista täyttämistä varten.
• Hyväksy asiakirjat Dropbox Sign -palvelun avulla lataamatta niitä.

Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan vähentää myös virheiden käsittelyn riskiä. Kaikki muutokset tallentuvat automaattisesti ja ovat valtuutettujen käyttäjien saatavilla muutamassa sekunnissa.

Dropbox Sign: sähköinen allekirjoitus suoraan syötteessä

Dropbox Signin (entinen HelloSign) avulla sähköisestä allekirjoittamisesta tulee luonnollinen osa asiakirjojen työnkulkua. Kun olet muokannut PDF-tiedostoa Dropboxissa, voit helposti lähettää sen sähköisesti allekirjoitettavaksi, jolloin se on täysin jäljitettävissä ja oikeudellisesti pätevä.

Dropbox Signin edut:

• Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (eIDAS-yhteensopiva).
• Mahdollisuus BankID-signointiin Pohjoismaissa.
• Allekirjoitusloki, jossa on aika, IP-osoite ja käyttäjän henkilöllisyys.
• Automaattinen arkistointi oikeaan Dropbox-kansioon.

Asiakirja kulkee siis luonnoksesta → tarkistuksesta → allekirjoittamisesta → arkistoinnista poistumatta alustalta. Tämä on tehokasta sopimusten hallintaa pilvipalvelussa.

DocSend: turvallinen asiakirjojen jakaminen ja seuranta

Kun jaat sopimuksia, esityksiä tai raportteja ulkoisesti, DocSend on luonnollinen lisä Dropbox Businessiin. Liitetiedostojen lähettämisen sijaan luot suojatun jakelulinkin, jonka avulla voit hallita täysin sitä, kuka näkee, lataa tai lähettää asiakirjan eteenpäin.

DocSendin avulla voit:

• Lähetä PDF-tiedostoja ja esityksiä suojattuina linkkeinä.
• Vaadi salasanan tai sähköpostivarmennus.
• Näet tarkalleen, mitä sivuja vastaanottaja katsoo ja kuinka kauan.
• Peruuta käyttöoikeus milloin tahansa.

Myynti- ja markkinointitiimeille se tarkoittaa parempaa valvontaa ja näkemystä, johdolle luottamusta yrityksen tiedonhallintaan ja tiedonkulkuun.

Täydellinen järjestelmä liikeasiakirjoja varten

Kun Dropbox Businessia, Dropbox Signiä ja DocSendiä käytetään yhdessä, saat kattavan asiakirjahallintajärjestelmän:

1. Luo ja muokkaa PDF-tiedostoja suoraan Dropboxissa.
2. Lähetä allekirjoitettavaksi Dropboxin kautta Sign.
3. Jaa suojatusti asiakkaiden tai kumppaneiden kanssa DocSendin kautta.
4. Arkistoi automaattisesti oikeaan kansiorakenteeseen.

Kaikki tämä tapahtuu versionhallinnan, pääsynvalvonnan ja salatun tallennuksen avulla Dropbox Businessissa - ilman ulkoisia tiedostojen siirtoja tai sähköpostiriskejä.

Turvallisuus ilman vaivaa

Dropbox on suunniteltu yrityksille, jotka pitävät turvallisuutta tärkeimpänä, mutta eivät tingi yksinkertaisuudesta.

Kaikki Dropbox Businessin tiedostot on suojattu:

• AES-256-bittinen salaus tallennustilassa.
• SSL/TLS lähetyksen aikana.
• Tiimien valtuutusten hallinta ja jakamiskäytännöt.
• Kirjaaminen ja versiohistoria täydellistä jäljitettävyyttä varten.

Sinä päätät, kuka voi muokata, kommentoida, allekirjoittaa tai jakaa kutakin asiakirjaa. Tietoturva toimii taustalla, kun taas käyttäjäkokemus pysyy yksinkertaisena ja sujuvana.

Cloud Solutions - paikallinen yhteistyökumppani Dropbox-dokumenttien työnkulkuun

Pohjoismaisena Dropbox Advanced Partnerina Cloud Solutions auttaa ruotsalaisia, norjalaisia ja suomalaisia yrityksiä toteuttamaan älykkäitä, turvallisia ja tehokkaita asiakirjavirtoja.

Palveluihin kuuluvat:

• Dropbox Businessin ja Dropbox Signin käyttöönotto.
• Siirtyminen nykyisistä järjestelmistä (SharePoint, Google Drive).
• Neuvoja rakenteesta, oikeuksista ja turvallisuudesta.
• Tuki ja koulutus suomeksi ja ruotsiksi.

Tämä tarkoittaa, että saat paitsi työkalut myös paikallista asiantuntemusta, jotta kaikki toimii oikein. Ensimmäisestä päivästä lähtien.

Tiivistelmä

Dropbox Business ei ole vain pilvitallennus yrityksille. Se on täydellinen ratkaisu asiakirjojen hallintaan, PDF-muokkaukseen, sähköiseen allekirjoittamiseen ja turvalliseen jakamiseen.

Yhdistämällä Dropbox Signin, DocSendin ja sisäänrakennetut muokkaustyökalut yritykset voivat hallita koko asiakirjan elinkaaren pilvessä: nopeasti, helposti ja turvallisesti.

Kun Cloud Solutions on kumppanisi, saat lisäksi räätälöidyn ja optimoidun Dropbox-ympäristön, joka on täysin integroitu liiketoimintaasi.

Tehokas asiakirjahallinta ei ala uusista työkaluista, vaan oikeasta kumppanista.

‍