Redigera och signera PDF:er med Dropbox Business

6. Redigera PDF och få kontroll på dokumenten med Dropbox Business

Att hantera avtal, rapporter och projektfiler i PDF-format är en självklar del av vardagen för de flesta företag. Men många lägger fortfarande onödig tid på att ladda ned, ändra och mejla dokument fram och tillbaka. Med Dropbox Business, Dropbox Sign och DocSend kan du samla hela dokumentflödet i en säker, strukturerad miljö, från redigering och filhantering till e-signering och delning.

En modern lösning för dokumenthantering

Företag som arbetar med många dokument; avtal, offerter, projektplaner, produktblad behöver tre saker: struktur, tillgång och kontroll.

Dropbox Business erbjuder just det. Genom att kombinera molnlagring med inbyggda verktyg för redigering av PDF-filer och avancerad datahantering får teamet full kontroll över varje dokument, oavsett plats.

Med Dropbox kan du:

• Redigera PDF-filer direkt i webbläsaren: fyll i, kommentera eller signera utan extra programvara.
• Spara och synkronisera automatiskt: alla ändringar lagras i realtid.
• Samarbeta i samma dokument utan att skapa dubbletter.
• Återställa äldre versioner vid behov.

Allt sker i en och samma miljö, utan att filerna lämnar företagets säkra molnlagring.

Redigera PDF direkt i Dropbox

Den nya Dropbox PDF Editorn är designad för företag som vill arbeta snabbt och effektivt. Du kan öppna, kommentera och signera PDF:er direkt i Dropbox, på dator, surfplatta eller mobil.

Funktioner inkluderar:

• Lägg till text, kommentarer och markeringar.
• Slå ihop flera PDF:er till en fil.
• Skapa formulärfält för digital ifyllning.
• Godkänn dokument med Dropbox Sign utan att ladda ned dem.

Det här sparar inte bara tid, det minskar även risken för felhantering. Alla ändringar registreras automatiskt och är tillgängliga för behöriga användare inom sekunder.

Dropbox Sign: e-signering direkt i flödet

Med Dropbox Sign (tidigare HelloSign) blir e-signering en naturlig del av dokumentflödet. När du har redigerat en PDF i Dropbox kan du enkelt skicka den vidare för elektronisk underskrift, med full spårbarhet och juridisk giltighet.

Fördelar med Dropbox Sign:

• Avancerad elektronisk underskrift (eIDAS-kompatibel).
• Möjlighet till BankID-signering i Norden.
• Signeringslogg med tid, IP och användaridentitet.
• Automatisk arkivering i rätt Dropbox-mapp.

Ett dokument går alltså från utkast → granskning → signering → arkivering, utan att lämna plattformen. Det är effektiv avtalshantering i molnet.

DocSend: säker delning och spårning av dokument

När avtal, presentationer eller rapporter ska delas externt är DocSend det naturliga komplementet till Dropbox Business. Istället för att mejla bifogade filer skapar du en säker delningslänk med full kontroll över vem som ser, laddar ned eller vidarebefordrar dokumentet.

Med DocSend kan du:

• Skicka PDF:er och presentationer som skyddade länkar.
• Kräva lösenord eller e-postverifiering.
• Se exakt vilka sidor mottagaren tittar på och hur länge.
• Återkalla tillgången när som helst.

För sälj- och marknadsteam innebär det bättre kontroll och insikt, för ledningen innebär det trygghet i företagets datahantering och informationsflöde.

Ett komplett system för företagsdokument

När Dropbox Business, Dropbox Sign och DocSend används tillsammans får du ett heltäckande dokumenthanteringssystem:

1. Skapa och redigera PDF direkt i Dropbox.
2. Skicka för signering via Dropbox Sign.
3. Dela säkert med kunder eller partners genom DocSend.
4. Arkivera automatiskt i rätt mappstruktur.

Allt detta sker med versionskontroll, åtkomststyrning och krypterad lagring i Dropbox Business – utan externa filöverföringar eller e-postrisker.

Säkerhet utan krångel

Dropbox är byggt för företag som prioriterar trygghet, men utan att kompromissa med enkelhet.

Alla filer i Dropbox Business skyddas med:

• AES-256-bitars kryptering vid lagring.
• SSL/TLS vid överföring.
• Behörighetsstyrning och delningspolicyer för team.
• Loggning och versionshistorik för full spårbarhet.

Du bestämmer vem som får redigera, kommentera, signera eller dela varje dokument. Säkerheten finns där i bakgrunden medan användarupplevelsen förblir enkel och smidig.

Cloud Solutions - lokal partner för dokumentflöden i Dropbox

Som nordisk Dropbox Advanced Partner hjälper Cloud Solutions företag i Sverige, Norge och Finland att implementera smarta, säkra och effektiva dokumentflöden.

Tjänsterna inkluderar:

• Implementering av Dropbox Business och Dropbox Sign.
• Migrering från befintliga system (SharePoint, Google Drive).
• Rådgivning kring struktur, rättigheter och säkerhet.
• Support och utbildning på svenska och finska.

Det betyder att du inte bara får verktygen, utan även den lokala kompetensen som säkerställer att allt fungerar som det ska. Från första dagen.

Sammanfattning

Dropbox Business är inte bara molnlagring för företag. Det är en komplett lösning för dokumenthantering, PDF-redigering, e-signering och säker delning.

Genom att kombinera Dropbox Sign, DocSend och inbyggda redigeringsverktyg kan företag hantera hela dokumentlivscykeln i molnet: snabbt, enkelt och tryggt.

Med Cloud Solutions som partner får du dessutom en Dropbox-miljö som är anpassad, optimerad och fullt integrerad med din verksamhet.

Effektiv dokumenthantering börjar inte med fler verktyg, den börjar med rätt partner.

‍